Firmenumzug Checkliste: Ablauf, Kosten, IT & Mitarbeiter

1) Projektplan & Meilensteine

• Projektstart (8–12 Wochen vorher): Ziele, Budget, Terminfenster (idealerweise Wochenende/Abend), interne Projektleitung benennen, RACI erstellen.
• Standort & Layout: Flächen prüfen, Zonenplan (Teams, Meeting, Lager), Möbel-/Strom-/Netzwerk-Punkte abstimmen.
• Inventaraufnahme: Arbeitsplätze, IT, Spezialgeräte, Archiv. Identcodes vergeben (QR/Barcode) und in Liste erfassen.
• Offerte & Scope: Demontage/Montage, Packservice, Transport, Möbellift, Entsorgung, Lagerung, Reinigung, Versicherung.
• Cutover-Fenster: Umzugswochenende mit klaren Uhrzeiten, Sperrzeiten (Change Freeze) und Abnahmepunkten planen.

2) IT-Umzug: Server, Netzwerk, Tools

Der IT-Umzug entscheidet über einen reibungslosen Go-Live. Plane konservativ und teste früh.

• Asset-Liste: Clients, Monitore, Docking, Telefone/Headsets, Drucker, Server/Storage, Netzwerk (Switch/Router/AP), Peripherie.
• Backups & Change Freeze: Vollbackup vor Umzug, Wiederherstellung testen; ab T-3 Tagen nur noch dringende Changes.
• Netzwerk & Strom: WAN/Internet, IP-Plan, VLANs, Patchpläne, USV, Rack-Platz, Klimatisierung, Zutritt.
• Telephony/UC: Rufumleitungen, DIDs, Notfallnummern, VoIP-Provisionierung, Testanrufe.
• Security & Compliance: Verschluss von Datenträgern, Transportverplombung, DSG/DSGVO beachten.
• Tests & Abnahme: Ping/Internet, File/Print, ERP/CRM, E-Mail, Kalender, Konferenzräume, Gast-WLAN. Abnahmeprotokoll.
• Fallback: Rollback-Plan und Notarbeitsplätze (z. B. Remote/Cloud-Zugriff) definieren.

3) Inventar, Layout & Beschriftung

• Zonen-Plan: Bereiche farblich codieren (Team A, Empfang, Lager, Küche, Meeting).
• Label-System: Jedes Teil mit Zielzone + Platznummer etikettieren (z. B. „B-12“). Zerbrechliches extra markieren.
• Demontage/Montage: Schraubensets beuteln und am Möbel fixieren; Fotos von komplexen Setups.
• Archiv & Akten: Reihenfolge sichern (Karton-Nummern), Datenschutz bei Papierakten beachten.
• Spezialtransporte: Safes, Plotter, Server, Labor-/Messgeräte vorab klassifizieren.

4) Kommunikation & Change Management

• Mitarbeitende: Umzugsdatum, neuer Arbeitsweg, Parken/ÖV, Arbeitsplatz-Regeln, Remote-Optionen am Umzugswochenende.
• Kunden & Partner: Erreichbarkeit während des Umzugs, neue Adresse, allfällige Servicefenster.
• Behörden & Verzeichnisse: Handelsregister, Post-Nachsendung, Versicherungen, Banken, Lieferadressen, Verzeichnisse aktualisieren.
• Interne Helfer: On-Site-Guides je Zone, Hotline/IT-Support, First-Level-Floorwalker für Go-Live.

5) Kostenfaktoren & Beispiele

Die Kosten richten sich nach Volumen (m³), Anzahl Arbeitsplätze, Distanz, Etagen/Lift, Demontage/Montage, IT-Scope, Terminfenster (Nacht/Wochenende) und Zusatzleistungen (Entsorgung, Lagerung, Reinigung). Richtwerte zur internen Orientierung:

• Kleinbüro (bis 10 Arbeitsplätze): Basistransport & Montage einfach; moderate IT, 1 Tag Umzug + 1 Tag Feinschliff.
• Mittelstand (10–50 Arbeitsplätze): Mehrzonen-Layout, Möbellift, strukturierter IT-Cutover; 1 Wochenende + Testtag.
• Grössere Einheiten (50–200+): Mehrere Teams/Schichten, Staging, parallele IT-Stränge, detaillierte Abnahmen; mehrtägiger Rollout.

Tipp: Fixpreise sind möglich, wenn Scope, Zugänge und Zeitfenster klar definiert sind. Unklarheiten (Sperrzeiten, Parken, Sondergeräte) führen zu Nachträgen – darum sauber spezifizieren.

6) Rechtliches, Sicherheit & Logistik

• Gebäude & Bewilligungen: Halteverbotszonen, Rampen, Lastenlift-Slots, Boden-/Wandschutz, Hausordnung.
• Arbeitssicherheit: Wege freihalten, Fluchtwege, Lasten, PSA. Kein Eigenheben schwerer Güter durch Mitarbeitende.
• Versicherungen: Transport-/Montageversicherung, Haftung bei Fremdgebäuden, IT-Sonderdeckung.
• Datenschutz: Akten und Datenträger verschlossen; Asset-Tracking für IT-Hardware.
• Reinigung & Rückgabe: Übergabeprotokoll, Schlüssel, Zählerstände, Endreinigung nach Mietvertrag.

7) Checkliste (Kurzfassung)

• Projekt: Ziele, Budget, Termin, Projektleitung, RACI
• Standort: Flächenplan, Zonen, Strom/Netz
• Inventar: Liste, Label-System, Spezialgeräte
• IT: Backup, Freeze, Netzwerk, Telephony, Tests, Fallback
• Offerte/Scope: Demontage, Packservice, Transport, Entsorgung, Reinigung, Versicherung
• Kommunikation: Mitarbeitende, Kunden, Lieferanten, Behörden
• Logistik: Halteverbotszone, Lift-Slots, Schutzmaterial, Zeitplan je Zone
• Go-Live: Abnahme je Zone, IT-Smoke-Tests, Floorwalker
• Nachlauf: Mängel erfassen, Nachmontage, Adress-/Verzeichnis-Updates

8) Muster-Zeitplan (Beispiel)

• Woche 8–6: Projektstart, Standort-Layout, Inventaraufnahme, Offerte/Scope.
• Woche 5–4: Zonenplan, Label-System, IT-Netzplanung, Bewilligungen/Lift-Slots.
• Woche 3–2: Packen nicht-kritischer Bereiche, Change Freeze, Backups, Kommunikation Go-Live.
• Woche 1: Demontage vorbereiten, Schutzmaterial liefern, Essentials separat packen.
• Umzugswochenende: Transport in Wellen, Montage, IT-Inbetriebnahme, Abnahmen pro Zone.
• Woche +1: Floorwalking, Restmontage, Mängelprotokoll, Feedback, Abschlussbericht.

FAQ zum Firmenumzug

Wie vermeidet man Ausfallzeiten?

Umzug ins Wochenende, klarer Cutover-Plan, IT-Freeze, paralleles Staging und Floorwalking am ersten Arbeitstag.

Was gehört in eine gute Offerte?

Genaue Leistungsbeschreibung (Demontage/Montage, Packservice, Transport), IT-Leistungen, Zeitfenster, Versicherungen, Zugänge, Sondergeräte, Entsorgung, Reinigung.

Wie wird die IT sicher transportiert?

Backups, verschlossene Boxen/Flightcases, Verplombung, klimatisierter Transport bei Bedarf, dokumentierte Übergaben, Tests vor Abnahme.

Wann sollte man mit der Planung starten?

Je nach Grösse 8–12 Wochen vor dem Umzug, bei mehreren Standorten früher.

Wer ist wofür verantwortlich?

Interne Projektleitung koordiniert, Zügelunternehmen führt Logistik/Montage, IT verantwortet Systeme/Netz, HR/Comms informiert Mitarbeitende und Stakeholder.